Řešení pro oblast spisové služby poskytuje nástroje pro celou šíři aktivit v této oblasti, umožňující odborným útvarům a jednotlivým pracovníkům efektivně pracovat s doručenou i vlastní poštou, vykonávat potřebné související činnosti a na základě shromážděných informací přijímat kvalifikovaná rozhodnutí. Řešení je integrováno s ekonomickými (EIS Magion) a mzdovými moduly (PaMS Magion).

Proč pořizovat Spisovou službu Magion?

• Jednotná evidence doručených a vlastních dokumentů v novém, uživatelsky přívětivém prostředí.
• Jediné okno na displeji umožňuje 90%  práce s dokumenty.
• Přidělení jednacího čísla pro externí systémy.
• Rychlý přístup k dokumentům, přehled o doručených i vlastních dokumentech.
• Zrychlené vypravení přes frankovací stroje.
• Identifikace dokumentů čárovými kódy.
• Rozhraní pro přenos adres z externích systémů.
• Řízený tok dokumentů organizací (workflow).
• Šablony pro tvorbu hromadné korespondence.
• Evidence fyzických příloh čárovými kódy.
• Vlastní dokumentové úložiště nebo napojení prostřednictvím webových služeb na externí dokumentová úložiště (IBM, Documentum).
• Jednoduché vyhledávání dokumentů.
• Vlastnictví dokumentů na pracovní místa.
• Rozhraní na externí ekonomické, personální a jiné systémy. 

Podací deník

• Evidence doručených a vlastních dokumentů v listinné i elektronické podobě.
• Spojování dokumentů v téže věci do spisů. Vytváření struktury spisů.
• Kopie záznamů podacího deníku. Evidence kopií u originálu dokumentu.
• Ukončení zpracování dokumentu stornováním.
• Dokument lze označit za ztracený.
• Dokumenty označené jako vyřízené lze ukládat do spisoven.
• Variantní tvorba čísla jednacího, definice vztažená k uzlům spisové služby.
• Vyřízené dokumenty lze kdykoliv znovu otevřít a vrátit je mezi vyřizované dokumenty.
• Práci na dokumentu lze přerušit (dojde k zastavení počítání doby vyřízení) a zase obnovit.
• Průkazné sledování pohybu dokumentů.
• Automatické vytváření pořadového čísla dokumentu a čísla jednacího.
• Různé typy přehledů dokumentů, včetně jejich tisku.
• Implicitní práva k dokumentu pro uživatele, kteří s ním přišli do styku v průběhu jeho životního cyklu.

Obecný spisový uzel

• Vytváření vlastních dokumentů.
• Možnost přijetí i doručeného dokumentu.
• Vyřizování, předávání a vypravování  dokumentů.
• Definice struktury uzlů vycházející ze skutečných toků dokumentů nezávisle na organizační struktuře.

Podatelna

• Příjem dokumentů od externích přepravců.
• Jedna nebo více podatelen podle potřeb organizace.
• Zrychlené navádění dokumentů pomocí speciální volby pro podatelny.

Elektronická podatelna

• Příjem e-mailové přijaté i odesílané pošty.
• E-maily jsou automaticky ukládány v elektronické podobě do podacího deníku jako jediný soubor i jako jednotlivé přílohy zvlášť.

Výpravna

• Datové rozhraní pro spojení s frankovacími stroji.
• Definice jedné nebo více výpraven podle potřeb organizace.
• Výpravna realizuje předání obálek veřejným přepravcům a uchování informací o způsobu podání zásilek k přepravě (cena, hmotnost, přepravce, výplatné, datum vypravení, informace o nedoručitelnosti dodávky, nabytí právní moci).

Spisovna

• Vedení záznamů o všech výpůjčkách uložených dokumentů.
• Uložení a evidence dokumentů do doby vyřazení.
• Vytváření návrhů na skartační řízení dokumentů.

Legislativa

• Řešení splňuje náležitosti zákona ČR č. 499/2004 Sb a vyhlášky č. 646/2004 Sb.  (zákona SR č. 395/2002 Z.z. a vyhlášky č. 628/2002 Z.z).
• Řešení odpovídá modelovým požadavkům standardu MoReq  (Model Requirements) Evropské komise IDA (Interchange of data between administrations).
• Firma Magion je držitelem souhlasného posouzení MV Slovenské republiky pro řešení spisové služby pod č.j. SVS-204-2007/00871 ze dne 9.7.2007.